Dans cet article-ci, nous vous proposons de regarder plus en détail comment rédiger et répondre à une plainte ou une réclamation. Que vous ayez reçu la moitié de votre commande ou que les articles envoyés sont abimés, ces exemples d’emails en anglais vous feront gagner en temps. Regardons de plus prés, comment rester formel et poli tout en faisant valoir vos droits.

1. Email en anglais : Déposer une réclamation

Votre commande vient d’arriver, mais celle-ci n’est pas complète et certains des produits sont abimés. A votre ordinateur ! Il est temps d’écrire un email en anglais et de remédier à la situation.

Damaged / Missing goods – Order [insert reference]

Dear Mr Williams,

I am writing with reference to our order [insert reference]. The goods arrived this morning, but you only sent 200 pieces instead of the 300 that we ordered. Furthermore, half of the items are severely damaged.

Please arrange for an immediate replacement of these items as this is causing me considerable inconvenience.

Yours sincerely,

Mary Smith
[Insert title & contact details]

Vous pouvez commencer votre email par ‘I am writing with reference to’ pour indiquer à votre lecteur de quoi il en retourne. Nous vous conseillons de débuter votre phrase par ‘Please’ lorsque vous spécifiez ce dont vous avez besoin.

2. Email en anglais : Répondre à une réclamation

Vous venez de recevoir une plainte et il est temps d’assurer votre client de votre bonne foi et de remédier à la situation. Cet email en anglais, vous apportera les clés nécessaires pour gérer la situation avec succès.

Re: Damaged / Missing goods – Order [insert reference]

Dear Ms Smith,

I am writing in relation to your recent complaint. Please accept my sincere apologies for what happened, and thank you for bringing it to my attention.

We will send replacement items and the items that were missing immediately, at our expense, and I will personally ensure the order is correct.

As a gesture of goodwill and to reflect the inconvenience incurred, we have issued a credit note in the amount of [insert amount] / refunded you [insert amount].

Once again, I apologise for the inconvenience caused.

Yours sincerely,

John Williams
[Insert title & contact details]

Nous espérons avoir pu vous apporter les clés d’une communication efficiente et poli dans un contexte délicat. Si nous n’avons pas éclaircit tous vos doutes, faites nous part de vos questions dans la section commentaire. Si vous êtes à la recherche d’autres exemples d’emails en anglais, vous pouvez consulter notre large gamme d’articles à ce sujet ou cette vidéo de la BBC. Bonne lecture !